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La conception des bureaux d’une entreprise, quelle que soit leur dimension, prend en compte presque sans exception la présence d’une ou de plusieurs zones de réunion et, éventuellement, un espace, même petit, pour l’accueil et la salle d’attente des invités et des clients. Dans le cas de bureaux organisés à l’intérieur d’un grand open space, les différents espaces peuvent être créés grâce à l’installation de parois de séparation, éventuellement mobiles, de sorte à permettre une certaine adaptabilité des espaces aux différentes exigences qui pourraient se présenter avec le temps.
La salle de réunion est souvent conçue dans un espace dédié et, surtout, bien isolé acoustiquement et visuellement du reste du bureau. Il s’agit d’un lieu qui nécessite une conception minutieuse, à la fois du point de vue fonctionnel et esthétique, car il peut accueillir des réunions internes entre collègues, ainsi que des réunions avec des clients potentiels, devenant ainsi une véritable carte de visite de l’entreprise. L’ameublement inclut généralement une table de réunion de grandes dimensions avec au moins 8 à 10 places assises. On peut opter pour une table fixe ou, encore mieux, pour une solution modulaire, extensible ou pliable, afin de pouvoir utiliser l’espace même pour répondre à d’autres besoins. Les chaises doivent être belles et confortables, éventuellement empilables, pour pouvoir moduler les espaces plus facilement. Si les espaces sont petits, on peut également opter pour un îlot bureau, parfait pour les réunions internes de petites équipes de travail ou bien pour s’isoler en cas de réunions et de rendez-vous à distance.
L’espace dédié aux clients avant qu’ils ne soient reçus doit prévoir des chaises d’attente commodes, belles et disposées de manière ordonnée, de sorte à tout suite faire bonne impression. S’il s’agit d’une salle de petites dimensions et avec un passage de personnes peu intense, vous pouvez choisir une chaise rembourrée, qui garantira davantage de confort durant l’attente. En revanche, si la salle est prévue pour un grand nombre de visiteurs, comme dans le cas des cabinets médicaux, mieux vaut prévoir des matériaux facilement lavables, afin que l’entretien et le nettoyage des lieux soient rapides et efficaces. Dans ce cas, une forme enveloppante et la présence d’accoudoirs auront la fonction de rendre l’attente plus agréable.
Parmi les espaces à meubler, il ne faut pas oublier la salle de conférence, qui peut être aménagée dans l’entreprise ou à l’intérieur d’espaces polyfonctionnels, comme les hôtels, musées, écoles et universités. Si la salle de conférence est destinée à la location par des clients qui recherchent des espaces où organiser leurs événements, il convient de prévoir une table de conférence de grandes dimensions (adaptée aux exigences de la majorité), dotée de passe-câbles et de prises pour les ordinateurs et dispositifs électroniques, alors que l’espace pour le public peut être meublé avec des chaises de conférence commodes et dotées d’une petite table rabattable ou d’un porte-objets. Ces chaises pourront être pliantes ou empilables, afin de pouvoir aménager la salle en fonction du nombre de participants prévus à la conférence. Elles pourront s’accrocher les unes aux autres, afin de mieux ordonner les espaces.
La réception est un dernier espace, souvent conçu à l’intérieur d’espaces contract. La banque d’accueil, positionnée à l’entrée, est un élément qui focalise l’attention et le premier regard de n’importe-quel visiteur ou client et, pour cette raison, là-aussi l’espace doit être conçu en prenant soin des détails, ainsi qu’en prévoyant un espace fonctionnel pour les employés, afin de leur permettre d’avoir tout le nécessaire à portée de main. Enfin, il est important de prévoir pour les employés des chaises commodes, voire hautes, pour mieux interagir avec les clients et les visiteurs : les tabourets de bureau hauts sont une excellente solution, éventuellement avec un dossier pour pouvoir reposer le dos et les jambes et ne pas se fatiguer même lorsque le travail prévoit de rester debout durant de nombreuses heures.
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