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La progettazione degli uffici di un’azienda, a prescindere dalla loro dimensione, prevede quasi senza eccezioni la presenza di una o più aree meeting ed eventualmente di uno spazio, anche di dimensioni molto ridotte, per la reception e la sala d’attesa per ospiti e clienti. Nel caso di uffici organizzati all’interno di un grande open space, i diversi ambienti possono essere ricavati attraverso l’installazione di pareti divisorie, eventualmente mobili, così da permettere una certa adattabilità degli spazi alle differenti esigenze che si dovessero presentare nel tempo.
Spesso la sala riunioni è progettata in uno spazio dedicato e, soprattutto, ben isolato acusticamente e visivamente dal resto dell’ufficio. Si tratta di un ambiente che richiede un’attenta progettazione, sia dal punto di vista funzionale che estetico, perché qui si potranno svolgere riunioni interne tra colleghi, così come riunioni con possibili clienti, diventando così un vero e proprio biglietto da visita dell’azienda. L’arredo comprende di solito un tavolo da riunione di grandi dimensioni con almeno 8-10 posti a sedere; si può optare per un tavolo fisso o, meglio ancora, per una soluzione modulare, allungabile o pieghevole, così da poter utilizzare lo spazio anche per necessità diverse. Le sedie devono essere belle e confortevoli, magari impilabili, per permettere più facilmente la modularità degli spazi. In caso di spazi ridotti, si può inoltre optare per un’isola ufficio, perfetta per riunioni interne di piccoli team di lavoro oppure per isolarsi in caso di riunioni e appuntamenti da remoto.
Lo spazio dedicato ai clienti prima che vengano ricevuti deve prevedere sedie d’attesa comode, belle e disposte in modo ordinato, così da dare subito una buona impressione. Se si tratta di una sala di dimensioni ridotte e con un passaggio di persone non molto intenso, si potrà scegliere anche una sedia imbottita, che garantirà un maggiore comfort durante l’attesa. Se però la sala è dedicata ad un alto flusso di visitatori, come nel caso per esempio degli studi medici, sarà necessario prevedere materiali facilmente lavabili, così che la manutenzione e l’igienizzazione degli ambienti sia veloce ed efficace. In questo caso, una forma avvolgente e la presenza di braccioli svolgeranno bene la funzione di rendere più piacevole l’attesa.
Tra gli spazi da arredare non si può poi dimenticare la sala conferenze, che può essere allestita all’interno di un’azienda, così come all’interno di spazi polifunzionali, come alberghi o musei, scuole e università. Nel caso in cui la sala conferenze sia destinata all’affitto da parte di clienti alla ricerca di spazi in cui svolgere i propri eventi, sarà necessario prevedere un tavolo da conferenza di grandi dimensioni (adatto alle esigenze dei più), dotato di passacavi e di attacchi per computer e dispositivi elettronici, mentre la platea potrà essere allestita con sedie da conferenza comode e dotate di tavolino a ribalta o portaoggetti. Queste sedie potranno essere pieghevoli o impilabili, così da permettere di allestire la sala in base al numero di partecipanti previsti alla conferenza; potranno inoltre essere agganciabili, così da permettere un maggiore ordine degli spazi.
Un ultimo spazio che spesso è progettato all’interno di spazi contract è la reception. Il banco reception, posizionato all’ingresso, è un elemento che catalizza l’attenzione e il primo sguardo di qualunque visitatore o cliente e per questo motivo anche qui lo spazio deve essere progettato con attenzione ai dettagli, nonché prevedere uno spazio funzionale per gli operatori al lavoro, per consentire loro di avere tutto il necessario a portata di mano. È infine importante prevedere per gli operatori delle sedute comode, magari rialzate, per permettere una migliore interazione con i clienti e i visitatori: un’ottima soluzione è rappresentata dagli sgabelli da ufficio alti, eventualmente dotati di schienale, che permettono di riposare schiena e gambe e di non affaticarsi anche quando il lavoro prevede di restare in piedi per molte ore.
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